Rincian Prosedur didalam LPSE

Rencana Umum Pengadaan

1. PA mengumumkan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasapada masing-masing Kementerian/Lembaga/Institusi secara terbuka kepada masyarakat luassetelah rencana kerja dan anggaran Kementerian/Lembaga/Institusi disetujui oleh DPR. (Perpres No. 4 Tahun 2015, Pasal 25 ayat (1))
2. Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang terdiri dari kebijakan umum pengadaan, rencana pengadaan, biaya serta Kerangka Acuan Kerja ditetapkan oleh PA/KPA dan diserahkan kepada LPSE,PPK dan/atau Pokja ULP/Pejabat Pengadaan.
   (Sumber : Perka LKPP No.14 Tahun 2012 Bab III A.1)

Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP)

Setelah menerima RUP, segera PPK melakukan persiapan Pengadaan sbb:

1. PPK yang belum memiliki kode akses (user id dan password) aplikasi SPSE harus melakukan pendaftaransebagai pengguna SPSE.
2. PPK menyerahkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang berisikan paket, kerangka acuan kerja, Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan rancangan umumkontrak kepada Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (Pokja ULP).
   (Sumber: Lampiran Perka LKPP No.1 Tahun 2015,Tata Cara E-Tendering, Bagian II angka1. Persiapan Pemilihan)

Catatan :

1. Dalam SOP ini PPK menyampaikan RPP berdasarkan RUP yang diterima dari PA/KPA atau berdasarkan hasil pengkajian ulang RUP, kepada Pokja ULP (1A) dan Pokja ULP melaksanakan pelaksanaan pengadaan/pelelangan berdasarkan RPP yang telah diserahkan oleh PPK .
2. Dapat dilakukan Pengkajian Ulang RUP (PURUP) melalui pertemuan yang diselenggarakan rapat koordinasi antara PPK, Pokja ULP/Pejabat Pengadaan dan Tim Teknis untuk membahas dan mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan.
   (Sumber : Perka LKPP No.14 Tahun 2012 Bab III Bag. A.2)

Mengunggah Dokumen Pengadaan, Pengumuman dan Pendaftaran

1. Pokja ULP mengunggah dokumen Pengadaan dan kualifikasi, Pengumuman paket dan pendaftaran yang dilakukan dalam aplikasi SPSEmerupakan paket seleksi lelang atau paket lelang ulang pengadaan secaraelektronik.Minimum 4 hari kerja.
2. Pokja ULP membuat paket dalam aplikasi SPSElengkap dengan informasi paket dan sistem pengadaanberdasarkan informasi yang diberikan PPK maupunkeputusan internal Pokja ULP.
3. Pokja ULP memasukkan nomor surat/dokumenrencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yangditerbitkan oleh PPK dan menjadi dasar pembuatanpaket sebagaimana dimaksud pada nomor 2).
4. Pokja ULP menyusun jadwal pelaksanaan seleksiberdasarkan hari kalender dengan alokasi waktumengacu pada ketetapan waktu yang diatur padaPeraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pangadaan Barang/Jasa Pemerintah besertaPerubahannya.
5. Pokja ULP menyusun jadwal sebagaimana dimaksudpada nomor 4) dengan memperhatikan jam kerja danhari kerja untuk tahapan:
   1. Pemberian penjelasan;
   2. Batas akhir pemasukan penawaran;
   3. Pembukaan penawaran;
   4. Pembuktian kualifikasi;
   5. Pengumuman pemenang: dan
   6. Batas akhir sanggah.
6. Pokja ULP dapat melakukan perubahan jadwal tahaplelangdan wajib mengisi alasan perubahan yangdapat dipertanggungjawabkan.
7. Penyusunan dokumen pengadaan secara elektronikdilakukan dengan cara:
   1. Dokumen pengadaandibuat oleh Pokja ULPmengikuti standar dokumen pengadaan secaraelektronik yang melekat pada aplikasi SPSE dandiunggah (upload) pada aplikasi SPSE; atau
   2. Dokumen pengadaan dibuat oleh Pokja ULPmenggunakan form isian elektronik dokumenpengadaan yang melekat pada aplikasi SPSE.
8. Penyusunan dokumen pengadaan sebagaimanadimaksud pada hurufg) disesuaikan dengan syaratdan ketentuan penggunaan aplikasi SPSE dan/ataupanduan penggunaan aplikasi SPSE (user guide).
9. Aplikasi SPSE secara otomatis akan menampilkaninformasi pengumuman pemenang pemilihan langsung Penyediabarang/jasa paketpekerjaan dengan format dan isiyang tersedia pada aplikasi SPSECatatan : standar dokumen pengadaan yang dipilih untuk SOP ini adalah standar dokumen pengadaan secara elektronik , pengadaan barang metode e-lelang umum/sederhana, dengan pascakualifikasi, versi 1.1
   (Sumber : Lampiran Perka LKPP No. 1 Tahun 2015, Tata Cara E-Tendering, Bagian II angka 2Pelaksanaan Pemilihan. 1)

Pemberian Penjelasan dan tanya jawab

1. Pemberian penjelasan dilakukan secara online tanpatatap muka melalui aplikasi SPSE. Minimum 3 hari kerja sejak pengumuman pelelangan.
2. Pokja ULP dapat memberikan informasi yang dianggap penting terkait dengan dokumen pengadaan.
3. Pokja ULP menjawab setiap pertanyaan yang masuk,kecuali untuk substansi pertanyaan yang telah dijawab.
4. Pokja ULP pada saat berlangsungnya pemberian penjelasan dapat menambah waktu batas akhir tahapan pemberian penjelasan sesuai dengan kebutuhan.
5. Dalam hal waktu tahap pemberian penjelasan telahberakhir, Penyedia barang/jasa tidak dapat mengajukan pertanyaannamun Pokja ULP masih mempunyai tambahan waktu untuk menjawabpertanyaan yang masuk pada akhir jadwal.
6. Kumpulan tanya jawab dan keterangan lain pada saatpemberian penjelasan merupakan Berita AcaraPemberian Penjelasan (BAPP)
7. Jika dianggap perlu danatautidak dimungkinkanmemberikan informasi peninjauan lapangandi dalam dokumenlelangdan di Berita Acara Pemberian Penjelasan(BAPP),maka Pokja ULP dapatatau tidak dapat melaksanakan proses pemberianpenjelasan lanjutan dengan peninjauanlapangan/lokasi pekerjaan.
8. Hasil pemberian penjelasan lanjutan dituangkan kedalam Berita Acara Pemberian Penjelasan Lanjutandan diunggah (upload) pada aplikasi SPSE oleh PokjaULP.
9. Addendum dokumen pengadaan/pemilihan dapat dilakukan secaraberulang dengan mengunggah (upload) addendumdokumen pengadaan melalui aplikasi SPSE palingkurang 2 (dua) hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen penawaran.
10. Apabila addendum dokumen pengadaan/pemilihan mengakibatkankebutuhan penambahan waktu penyiapan dokumenpenawaran maka Pokja ULP memperpanjang batasakhir pemasukan penawaran.
    (Sumber : Lampiran Perka LKPP No. 1 Tahun 2015, Tata Cara E-Tendering, Bagian II angka 2Pelaksanaan Pemilihan. 2)

Data Kualifikasi

1. Data kualifikasi disampaikan melalui form isian elektronik kualifikasi yang tersedia pada aplikasi SPSE.
2. Jika form isian elektronik kualifikasi yang tersediapada aplikasi SPSE belum mengakomodirdata kualifikasi yang disyaratkan Pokja ULP, maka datakualifikasi tersebut diunggah (upload) pada fasilitaspengunggahan lain yang tersedia pada aplikasi SPSE.
3. Pada prakualifikasi, Pokja ULP wajib memintaPenyedia barang/jasa untuk melengkapi datakualifikasi dengan memanfaatkan fasilitas komunikasiyang tersedia pada aplikasi SPSE dan/atau fasilitaskomunikasi lainnya.
4. Dengan mengirimkan data kualifikasi secara elektronikPenyedia barang/jasa menyetujui pernyataan sebagai berikut:
   1. yang bersangkutan dan manajemennya tidak dalampengawasan pengadilan, tidak pailit, dan kegiatanusahanya tidak sedang dihentikan;
   2. yang bersangkutan berikut pengurus badan usahatidak masuk dalam daftar hitam;
   3. perorangan/yang bertindak untuk dan atas namabadan usaha tidak sedang dalam menjalani sanksipidana;
   4. data kualifikasi yang diisikan benar, dan jikadikemudian hari ditemukan bahwa data/dokumenyang disampaikan tidak benar dan ada pemalsuan,maka direktur utama/pimpinan perusahaan, ataukepala cabang, atau pejabat yang menurutperjanjian kerja sama berhak mewakili badanusaha yang bekerja sama dan badan usaha yangdiwakili bersedia dikenakan sanksi administratif,sanksi pencantuman dalam daftar hitam, gugatan secara perdata, dan/atau pelaporan secara pidana kepada pihak berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan.
   5. pimpinan dan pengurus badan usaha bukansebagai pegawai K/L/D/I atau pimpinan danpengurus badan usaha sebagai pegawai K/L/D/Iyangsedang mengambil cuti diluar tanggungan K/L/D/I.
   6. pernyataan lain yang menjadi syarat kualifikasiyang tercantum dalam dokumen pengadaan.
5. Untuk Penyedia barang/jasa yang berbentukkonsorsium/kemitraan/bentuk kerjasama lain,pemasukan kualifikasi dilakukan oleh badan usahayang ditunjuk mewakilikonsorsium/kemitraan/bentuk kerjasama lain
   (Sumber : Lampiran Perka LKPP No. 1 Tahun 2015, Tata Cara E-Tendering, Bagian II angka 2Pelaksanaan Pemilihan. 3)

Pemasukan/Penyampaian Dokumen Penawaran

1. Dokumen penawaran disampaikan melalui fiturpenyampaian penawaran pada aplikasi SPSE atauApendo/Spamkodok.
2. Dalam hal penyampaian dokumen penawaranditetapkan secara:
   1. satufile maka dokumen penawaran administrasi,teknis dan harga disampaikan secara bersamaandalam file penawaran terenkripsi.
   2. Enkripsi file penawaran menggunakan Apendo/Spamkodok.
3. Surat/Form penawaran dan/atau surat/form lainsebagai bagian dari dokumen penawaran yangdiunggah (upload) ke dalam aplikasi SPSE dianggapsah sebagai dokumen elektronik dan telahditandatangani secara elektronik olehpemimpin/direktur perusahaanatau kepala cabangperusahaan yang diangkat oleh kantor pusat yangdibuktikan dengan dokumen otentik atau pejabat yangmenurut perjanjian kerjasama adalah yang berhakmewakili perusahaan yang bekerjasama.
4. Penyedia barang/jasa dapat mengunggah (upload) ulang file penawaran untuk mengganti atau menimpafile penawaran sebelumnya, sampai dengan batasakhir pemasukan penawaran.
5. Pengguna SPSE wajib mengetahui dan melaksanakanketentuan penggunaanApendo/Spamkodok yangmelekat padaApendo/Spamkodok.
6. Untuk Penyedia barang/jasa yang berbentukkonsorsium/kemitraan/bentuk kerjasama lain,pemasukanpenawaran dilakukan oleh badan usahayang ditunjuk mewakilikonsorsium/kemitraan/bentuk kerjasama lain.
7. Untuk menjamin pelaksanaan pengadaan sesuaidengan prinsip-prinsip pengadaan, Pokja ULP dapatmelakukan perubahan jadwal pemasukan dokumenpenawaran dan memberikan penjelasan alasanperubahan.
8. Pokja ULP dapat memperpanjang batas akhir jadwalpemasukkan penawaran dalam hal setelah batas akhirpemasukan penawaran tidak ada peserta yangmemasukkan penawaran.
9. Perpanjangan jangka waktu sebagaimana dimaksudpada nomor 9) dilakukan pada hari yang sama denganbatas akhir pemasukan penawaran.
   (Sumber : Lampiran Perka LKPP No. 1 Tahun 2015, Tata Cara E-Tendering, Bagian II angka 2Pelaksanaan Pemilihan.4)

Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran,serta Pengumuman Pemenang

1. Pada tahap pembukaan penawaran, Pokja ULPmengunduh (download) dan melakukan deskripsi filepenawaran denganmenggunakan Apendo/Spamkodok.
2. Harga penawaran dan hasil koreksi aritmatik dimasukkan pada fasilitas yang tersedia pada aplikasi SPSE.
3. Terhadap file penawaran terenkripsi yang tidak dapatdibuka (deskripsi), Pokja ULP wajib menyampaikan filepenawaran tersebut kepada LPSE dan bila dianggapperlu LPSE dapat menyampaikan file penawarantersebut kepada LKPP.
4. Terhadap file penawaran terenkripsi yang tidak dapatdibuka yang disampaikan kepada LPSE atau LKPP,maka LPSE atau LKPP akan memberikan keterangankondisi file penawaran kepada Pokja ULP.
5. Berdasarkan keterangan dari LPSE/LKPP apabila filepenawaran tidak dapat dibuka maka Pokja ULP dapatmenetapkan bahwa file penawaran tersebut tidakmemenuhi syarat sebagai penawaran dan Penyediabarang/jasa yang mengirimkan file penawarantersebut dianggap tidak memasukkan penawaran.
6. Dengan adanya proses penyampaian file penawaranyang tidak dapat dibuka (deskripsi) sebagaimanadimaksud dalam nomor 3), Pokja ULP dapat melakukanpenyesuaian jadwal evaluasi dan tahapanselanjutnya.
7. Pembuktian kualifikasi dilakukan diluar aplikasi SPSE(offline).
8. Dalam tahapan pembuktian kualifikasi, Pokja ULPtidak perlu meminta seluruh dokumen kualifikasiapabila Penyedia barang/jasa sudah pernahmelaksanakan pekerjaan yang sejenis,dan/atau dataKualifikasi Penyedia sudah terverifikasi dalam SistemInformasi Kinerja Penyedia (SIKaP)
9. Pokja ULP memasukkan hasilevaluasi penawaran danhasil evaluasi kualifikasi pada aplikasi SPSE
10. Pokja ULP mengumumkan Pemenang dan PemenangCadangan melalui aplikasi SPSE dengan format dan isiyang tersedia pada aplikasi SPSE.
    (Sumber : Lampiran Perka LKPP No. 1 Tahun 2015, Tata Cara E-Tendering, Bagian II angka 2Pelaksanaan Pemilihan. 5)

Negosiasi untuk Penawaran yang masuk lebih kecil dari 3 (Tiga)

Apabila penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) peserta, pemilihan penyedia dilanjutkan dengan dilakukan negosiasi teknis dan harga/biaya.
(Perpres No. 4 Tahun 2015, Pasal 109 ayat (7).c))

Sanggahan

1. Peserta seleksi yang dapat menyanggah adalahpeserta yang telah memasukkan data kualifikasi/penawaran.
2. File yang dianggap sebagai penawaran adalahdokumen penawaran yang berhasil dibuka dan dapatdievaluasi yang sekurang-kurangnya memuat:
   1. Satu fileharga penawaran, daftar kuantitas danharga untuk kontrak harga satuan/gabungan,jangka waktu penawaran, dandeskripsi/spesifikasi barang/jasa yang ditawarkan.
   2. Peserta seleksi hanya dapat mengirimkan 1 (satu)kali sanggahan kepada Pokja ULP melalui aplikasiSPSE.
3. Pokja ULP menjawab sanggahan melalui aplikasi SPSE.Paling lama 3 hari kalender setelah menerima sanggahan.
4. Dalam hal terjadi keadaan kahar.
5. Dalam hal Pokja ULP memutuskan untuk evaluasi ulang,penyampaian ulang dokumen penawaran atau seleksiulang, maka Pokja ULP harus memasukkan alasanseleksi harus dievaluasi diulang atau penyampaianulang dokumen penawaran atau seleksi ulang
   (Sumber : Lampiran PerkaLKPP No. 1 Tahun 2015, Tata Cara E-Tendering, Bagian II angka 2Pelaksanaan Pemilihan. 6)

Evaluasi Ulang, Penyampaian Ulang Dokumen Penawaran, atau Penawaran Ulang

Dalam hal Pokja ULP memutuskan untuk evaluasi ulang, penyampaian ulang dokumen penawaran atau seleksi ulang, maka Pokja ULP harus memasukan alasan seleksi harus di evaluasi ulang atau penyampaian ulang dokumen penawaran atau seleksi ulang.
(Sumber : Lampiran Perka LKPP No. 1 Tahun 2015, Tata Cara E-Tendering, Bagian II angka 2Pelaksanaan Pemilihan. 7)

Penetapan Pemenang

1. Pokja ULP melakukan penetapan pemenang melalui aplikasi SPSEsetelah melalui pembahasan internal anggota Pokja ULP, atau setelah ditetapkan PA secara offlineuntuk nilai paket di atas Rp. 100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah). Pokja ULP dapat menetapkan pemenang lebih dari 1 (satu) penyedia sesuai ketentuan yang terdapat dalam pada informasi paket dalam aplikasi SPSE.
2. Dalam hal PPK tidak bersedia menerbitkan SPPBJ karena tidak sependapatatas penetapan pemenang,maka diberitahukan kepada PA/KPA untuk diputuskan dengan ketentuan:
   • apabila PA/KPA sependapat dengan PPK, dilakukan evaluasi ulang atau pelelangan dinyatakan gagal; atau
   • apabila PA/KPA sependapat dengan Kelompok Kerja ULP, PA/KPA memutuskan penetapan pemenang oleh Kelompok Kerja ULP bersifat final, dan PA/KPA memerintahkan PPK untuk menerbitkan SPPBJ.
     (Sumber: SDP e-Lelang Pekerjaan Konstruksi, LKPP Tahun 2015)

Penunjukan Penyedia Barang/Jasa

1. PPK membuat dan mencetak SPPBJ melalui aplikasiSPSE.
2. PPK menandatangani SPPBJ yang telah dibuat dandicetak melalui aplikasi SPSE.Maksimum 2 hari kerja setelah BAHP
3. PPK mengirimkan hasil pemindaian SPPBJ melaluiaplikasi SPSE kepada Penyedia barang/jasa yangditunjuk.
4. Dalam hal aplikasi SPSE belum dapat mengakomodirpembuatan SPPBJ maka PPK menerbitkan SuratPenunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) di luaraplikasi SPSE (offline), menginputkan informasi danmengunggah (upload) hasil pemindaian SPPBJ padaaplikasi SPSE.
   (Sumber : Lampiran Perka LKPP No. 1 Tahun 2015, Tata Cara E-Tendering, Bagian II angka 2Pelaksanaan Pemilihan. 8)

Sumber :

Lampiran Perka LKPP No. 1 Tahun 2015, Tata Cara E-Tendering